I rimborsi spese dei lavoratori dipendenti, o degli amministratori, rappresentano per l’azienda un aspetto rilevante della gestione amministrativa, gestionale e fiscale.
I diversi sistemi che il dipendente può utilizzare per il rimborso delle spese di viaggio, trasporto, vitto, alloggio, parcheggi, taxi, bar ecc…, sono:
rimborso analitico o a piè di lista;
rimborso forfetario;
rimborso misto.
Tali diversi sistemi sono l’uno alternativo all’altro (cfr. circolare 326/1997) e la scelta di uno dei tre comporta anche diversi obblighi documentali e gestionali.
Nel metodo analitico, che consigliamo, il dipendente dovrà presentare al datore di lavoro una nota spese debitamente sottoscritta, indicando, oltre ai dati relativi alla trasferta e alla eventuale connessa autorizzazione, le spese sostenute ed allegando la documentazione giustificativa delle stesse).
Come confermato dal Ministero delle Finanze (cfr. circolare 188/1998), la nota spese costituisce per la società il documento valido ai fini fiscali, con ciò rendendo non necessario che i documenti giustificativi allegati siano intestati alla società o al dipendente, essendo pertanto considerati in ogni caso validi ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa.
Condizione tuttavia imprescindibile ai fini del riconoscimento del costo è che lo stesso sia facilmente individuabile, attraverso un’adeguata descrizione, anche ai fini di apprezzarne l’inerenza dello stesso all’attività d’impresa.
Sono pertanto diversi i documenti che un dipendente può allegare alla propria nota spese: fattura (*), ricevuta o scontrino fiscale, biglietto di viaggio (sia esso nominativo o anonimo).
La documentazione originale deve essere conservata a cura dell’impresa, allegando a ciascuna nota spese i vari documenti di supporto portati dal dipendente affinché, come detto, si possa rilevare la natura del costo sostenuto in maniera chiara e inequivocabile.
(*) Le fatture devono essere intestate alla società e devono riportare il nominativo del dipendente che ha usufruito del servizio. Si consiglia, comunque, di non allegare le fatture intestate alla società alla nota spese.
